Titansoft 新加坡商鈦坦科技

原文出處：【專案經理雜誌8月號（1）】、【專案經理雜誌8月號（2）】

疫情在台灣短時間爆發，在家上班成為許多科技人必經之路，也延伸出企業如何遠端協作的課題。鈦坦科技代理的線上敏捷開發管理工作 Jira，配套 Jira Software、Jira Service Management，專注於不同任務，給予推行敏捷的企業更加簡單、踏實，強大的功能可有效降低時間與成本。

選對兵器，不打沒準備的仗

2021 年 5 月初，台灣疫情逐漸升溫，鈦坦當機立斷啟動全員遠距辦公的動員令。「疫情是身為地球上的每個人都不願意看到的」，李境展提起這波疫情心有餘悸，身為企業主的他，除了捍衛員工的健康外，也同時要保障客戶所交辦的工作。幾經思索後，能讓員工安心在家防疫，又能達成任務的方式，必須是一套全方位的線上系統，而且是必須符合鈦坦敏捷作業模式的系統。 回想起當時的決定，李境展心中早有一幅藍圖。

「幾經測試下，發現 Jira 的功能最滿足鈦坦的需求，除了基礎敏捷需要資源管理之外，背後還有強大的組織流程與事件管理，甚者還能提供監控、追蹤等一條龍服務。」李境展指出。

Jira 帶來的驚喜，讓鈦坦人眼睛為之一亮，了解該軟體母公司 Atlassian 的規定後，便積極取得相關服務認證，鈦坦正式成為 Jira 代理商之一，希望在敏捷路上協助其他有需要的企業夥伴們。

「 Jira 的內涵即是專案管理，針對企業的需求由淺而深的配套，而且瀑布式專案管理和敏捷專案管理都適用。配套有 Jira Software、Jira Service Management（JSM）」。鈦坦資深 DevOps 工程師 Jacky 一語說出關鍵，在家上班免不了要線上開會，以往開完會，做好會議紀錄寄給利害關係人即可，若要更深入地變成知識庫，採用 Confluence 企業知識維基協作平台可以輕鬆達成。但若要使團隊資訊分享就得倚賴更多工具，「Jira Software 是很好的一例，將所有會議內容集中在平台上，有架構關係、路線圖、產品的待辦清單，舉凡 Scrum 中的 Backlog、Sprint、User story、Epic、Story points 等，都能逐一規劃、追蹤，且絲毫不遺漏。」

透過電腦螢幕，在家都能看到每一項工作被拆解之後，由哪一位同仁負責哪個區塊，當前做到哪個進度，預期何時會完成，「通過工作流程的管理，Jira 將之視覺化的做出最即時的呈現。」Jacky 如此說。

你是否和鈦坦一樣碰到以下的困難？

1. 軟體開發：無論是否採用敏捷軟體開發，早已習慣面對面溝通，在疫情影響下，不得不採用遠端工作，顛覆過去習慣的工作模式，團隊夥伴間確認開發任務時感覺卡卡的 ?

2. 事件管理：軟體線上運作發生事件時，需要記錄、追蹤與後續檢討。但原有的事件管理系統與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接不易，且對於流程、欄位與服務級別協定（Service Level Agreement，簡稱SLA）的客製調整彈性不足，提高了應變的時間成本。

3. 流程管理：公司內部行政表單及文件資料，雖已數位化，但執行與簽核仍多數以紙本來管理，像是簽核時需要一關一關到處找人、需人工檢查資料完整性與基本正確性，隨著表單數量日益增多，對應的時間成本與出錯風險也跟著增加。

有效運用 Jira 功能 專注於更有價值的任務

Jira 目前有三套軟體。Jira Work Management（JWM）是基礎版，為商業、財務、行銷、HR 招募及法務……等方面的專案管理與工作進度追蹤而設計；Jira Software（JSW）是專為敏捷軟體開發專案管理所推出的加強版本，加入了敏捷迭代、程式碼追蹤、軟體版本發布管理……等強化功能；Jira Service Management（JSM）為多種需營運的「服務」提供申請表單、客訴問題回報、變更與事件管理所推出的加強版本，加入了 SLA（Service Level Agreement）追蹤，以及供顧客與員工線上問題回報與表單申請頁面（Self-service portal）。JSW 與 JSM 皆包含了基礎版 Jira：JWM 的所有功能；三個版本的 Jira 皆提供客製化功能並內建無程式碼（No-code）自動化與大量第三方系統工具整合介面，能大幅提升跨平台流程的整合以省下時間，協助企業專注於更有價值的任務。以下為大家詳細介紹其功能，以及如何實際使用 :

1. 選擇專案模板

Jira 提供許多種專案模板讓使用者選擇，除了針對軟體開發所需要的 Scrum、看板介面之外，也能將模板設定成和企業商業活動、人力資源所結合的模板，如此一來就能讓一家公司的各部門使用，並達到資源整合的效果。

2. Scrum board 與 Kanban（看板）

在 Scrum 團隊成員彼此互相理解工作的情況下，這是透明化的呈現。而在企業中的透明化則包含流程和制度的透明化，讓大家工作起來更順暢，透過 Jira 的功能可以達到這些效果：

．促進溝通與透明度：透過每個工作項目訊息的統一呈現，提供「單一事實來源」（Single source of truth），幫助團隊更有效地溝通。
．最佳化工作流程：直觀地呈現了各階段的所有工作項目，且可方便地進行客製化。
．呈現 WIP（當下進行中工作）的數量，凸顯團隊工作是否出現瓶頸。

3. RoadMap（路線圖）

4. 敏捷報表

5. 將你平常使用的版本控制、建置與部署工具與 Jira 整合，可在 Jira 即時呈現完整狀況 :

．將你的 Jira 工作項目與程式碼的 Commit、分支名稱或合併請求相關聯。 ．在 Jira 顯示或建立程式碼分支、合併請求。
．橫跨所有工具，從程式碼源頭到正式環境最末端流程的狀態，以視覺化呈現。

6. 便利的自動化、豐富的 API 及大量可整合、觸發第三方工具，例如：Gitlab、Slack、Twilio、 Jenkins

．Jira 提供多個自動化規則模版，能以圖形化介面設定，當工作項目符合條件時觸發規則，自動執行預先設定的行為。例如自動為工作項目命名或設定其中欄位等。
．Jira 提供豐富的 API，便於使用程式進行大量或重複性操作。

上述的基礎功能介紹完之後，接下來要來示範如何以 Jira Software 實踐 Scrum。

Step.1 建立一個 Scurm 專案

Step.2 設定 Roadmap 與 Epic

在裡面加入 User Story（使用者故事）或 Task（任務），同時在 Product Backlog 顯示被加上的 User story 和 Task，並依價值高低做排序。

Step.3 建立第一個 Sprint（衝刺），在Jira上 會出現 Sprint backlog（衝刺待辦清單）

Step.4 召開 Sprint planning 會議

a. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（產品負責人）

b. PO 為這個 Sprint 宣布訂定 Sprint goal（衝刺目標）
c. 團隊根據過去表現，預測這個 Sprint 可以完成的工作項目數量，並從 Product backlog 中放進這個 Sprint 的 Sprint backlog

d. 一起為 User story 建立技術子工作項目，並依價值高低做排序

e. 一起估算各工作項目的 Story points（故事點），釐清彼此的預期

f. 開發人員依價值高低為優先，認領各個初始工作項目，但工作不一口氣全部認領完，而是在開發過程中，開發人員實際做完上一個，再認領下一個

Step.5 在 Jira 中設定這個 Sprint 的持續時間以及開始和結束日期，開始這個 Sprint

Step.6 舉行 Daily Scrum

a. 打開 Jira 的 Scrum board，以便每位成員可以看到他們進行的項目
b. 參與者：開發人員
c. 時間：不超過15分鐘
d. 目的：檢視目前 Sprint goal 的進度，並根據需要調適 Sprint backlog，以調整即將到來的計畫工作
e. 內容：我昨天做了什麼來達成 Sprint goal？我今天要做什麼達成 Sprint goal？我遇到什麼阻礙我完成 Sprint goal？

Step.7 檢視 Jira 的 Burndown chart（燃盡圖），它顯示在這個 Sprint 中實際與預估被逐漸完成的工作量，且即時更新

Step.8 召開 Sprint review 會議

a. 打開 Jira 的 Scrum board，以便每位成員可以看到他們進行的項目
b. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（產品負責人）
c. 時間：通常在這個 Sprint 的最後一天
d. 目的：確認是否完成這個 Sprint 的目標，並調整 Product backlog

Step.9 舉行 Sprint Retrospective（Sprint自省會議）

a. 可用 Miro 或 Confluence 軟體輔助
b. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（選擇性參加）
c. 時間：Sprint 結束時
d. 目的：回顧這個 Sprint 的過程，以改善流程、工具和團隊互動等方面問題。得出的改進項目通常會加到下一個 Sprint 的 Backlog

Step.10 在 Jira 中把這個 Sprint 設定為 Complete sprint（完成）

Step.11 當第一個 Sprint 結束後，就從第二步驟開始重複往下執行，開始第二個 Sprint……以此類推

看完上述介紹以及教學後，學會如何用 Jira 建立一個 Scrum 專案了嗎？為什麼推薦你用 Jira 來跑敏捷呢？以下三個原因：

1. 協助企業敏捷實踐最佳化 ‧專為敏捷實踐打造的各項功能，例如：Sprint、Backlog、Story points……等。 ‧透過代理商鈦坦科技的實務經驗，後續可協助企業快速上手軟體投入應用。

2. 規劃、追蹤各待辦事項與軟體版本發布，並與產品發展價值緊密連結 ‧建立User story及Task，規劃Sprint並跨團隊協作。
‧ 多種報表全面掌握狀況，以便以整體為考量地排定與討論優先順序。
‧ 確保軟體版本資訊為最新狀態，能以高度信心進行發布。

3. 自動化與第三方工具整合提高工作效率 ‧內建許多現成的自動化規則模版，並能以圖形化介面進行輕鬆編輯。
‧ 可將你的第三方工具無縫連接至 Jira，結合成大規模自動化，讓團隊專注於更有價值的任務。

懂監控、能簽核，在家辦公無憂慮

經常有企業會質疑線上表單版面問題，或者資料的完整、正確性，又或者文件簽核問題……在 Jira Service Management 後端奧援下，一些企業原本擔心的表單問題都能迎刃而解。Jacky 舉鈦坦內部實例解釋，內部簽核一直是讓組織感到麻煩和頭痛的，尤其是遇到緊急事件時，還是得一層一層的會簽才能完善處理。

JSM 是一個服務管理系統，能達成管理目的又不用複雜的設定程序。JSM 不僅能按照問題分類轉送給負責的處理單位，保障服務申請流程的安全隱私，且透過線上縮短過去在實體辦公室人工往返的時間，相當有效率。

言下之意是不是擁有 Jira 就能做好敏捷，Jacky 對此表示，工欲善其事是必然，但是好的軟體僅是加分、輔助的開始。Jira 可讓文件線上化、數位化，但如果把它想成像是一般公務系統般美輪美奐，則又是另一層客製化的服務了，「這時得取決於企業在意 Jira 的哪一段功能性，如果在意的是簽核，後續需要什麼配套則需再研究、著墨了。」

連結事件管理，整合時下相關平台

除此之外，Jira Service Management 還賦予出色的事件管理功能。科技業常用的服務監控警報平台如：PagerDuty、Opsgenie，都能整合其中。又可與公務用平台中的 Slack、Microsoft Teams、Trello、email 整合，並可客製 WebRequest 發送。

「一個好的軟體應可與很多相關平台整合，Jira 這點做的很友善。」Jacky 肯定地說，畢竟不是每個與鈦坦接觸的顧客都有這套軟體，但必須做到兩方共通文件的相容才算便捷。

在疫情衝擊之下，我們不得不打破舊有方式，並學習新的工作模式，遠距工作已成為生活中的新常態，但也因為疫情，企業藉由導入新的科技工具，將各地工作的夥伴們彼此重新連結，持續維持公司運轉的效能。透過這次機會將企業的管理、行銷、業務、客戶服務、人資、IT 等各部門之間的流程、文件電子化，讓不同單位之間可以更有效率地相互合作，如此一來也將危機變成了轉機。

📍 鈦坦科技不只是軟體開發商，也是 Atlassian 代理商！
👉 合作細節洽詢請見：https://gotica.io/JIRA專區/NEWS

📢 提供為敏捷團隊設計的開發工具
✔ Jira Software：專案與問題追蹤
✔ Confluence：文件協作

📢 提供 JIRA 相關諮詢服務
✔ Atlassian 產品介紹分享會
✔ 敏捷工具導入與教育訓練

🟨 看更多文章～

【打造虛擬辦公室！如何透過線上工具協助敏捷團隊遠距協作】
👉 https://gotica.io/打造虛擬辦公室/Website

【敏捷指標新加坡商鈦坦科技加入 Atlassian 代理】
👉 https://gotica.io/JIRA代理/Website

【鈦坦科技如何幫助軟體工程師探索職涯？不一定要轉管理職也能加薪】
👉 https://gotica.io/鈦愛Talk_01文章/Website

🟥 對於我們感到好奇嗎？前往更多平台與我們抬槓～

【 FB 粉絲專頁，促咪ㄟ都抵加～】
👉 https://gotica.io/鈦坦粉專/Website

【 Medium 看更多好文分享！一起 Never Stop Improving！】
👉 https://gotica.io/鈦坦好文/Website

【鈦坦人也斜槓？ YouTube 頻道拍影片說故事！】
👉 https://gotica.io/鈦坦影院/Website

【好奇軟體工程師的一天，都在忙什麼嗎？】
👉 https://gotica.io/鈦坦人日常/Website