亞馬遜、FBI 都在用　企業如何導入敏捷管理，把待辦變「活的」？【天下雜誌專訪】

May 04, 2022

台灣分享

原文出處：【天下雜誌】

近幾年，面對快速變動的市場，「敏捷管理」4 個字成為顯學，從 Google、亞馬遜一路延燒到各產業，連美國聯邦調查局（FBI）也看齊，背後最大推力便是傳統流水線式的管理模式，已無法應對「唯一不變就是改變」的世界。

這股「敏捷風」近年吹向台灣，新加坡商鈦坦科技戰略顧問、台灣敏捷協會理事林裕丞，就是箇中好手，從成立「Yves 黑手阿一」部落格開始，如今成為各大企業的敏捷顧問。

近期他不僅集結眾人經驗出版了《敏捷管理生存指南》一書，也將這幾年的實戰心法化為「天下學習」線上課程，針對企業如何善用「看板」控管工作進度，給出方法與提醒，以下是他解答導入敏捷管理常常失敗的解方。

鈦坦科技團隊拍攝看板討論過程。

待辦事項應該是「活的」

很多公司跑敏捷會使用看板，因為它是非常簡單好用、且不需要鉅額投資的管理工具，只要有筆、有便利貼、有白板，80% 跑敏捷的公司都能輕易做到。

一般來說，看板會有 4 個區域，第一個是「待辦事項」，哪些東西規劃要做；第二個是「進行中」，哪些工作已經著手進行；第三個是「待審核」，確認項目做完以後的準確度以及是否符合需求；最後就是「已完成」的部份，通常以一週為一個迭代做檢視。

看板有很多不同表現方式，團隊可以依照自身的需求、工作模式及進程去做編輯。但看板看似簡單，在實際運用上卻可能流於形式而障礙重重，其實一個好的看板，至少要符合「活的」、「流動」、「透明」等三大原則。

前往鈦坦科技【敏捷工具技】專頁，瞭解更多實用工具！

什麼叫做活的？前面說到看板上的待辦事項可能有很多，是依照優先順序排列而來。但隨著時間推移及市場變化，待辦事項也要進行彈性調整，讓看板處於隨時可以調整的狀態，以符合商業目標。

如果待辦事項不是活的，沒有隨時調整，代表團隊沒有收到外面市場的反饋。

很多人會反映看板沒有用，工作事項放了 1、2 星期，內容都沒有改變，這就代表看板沒有在流動。一個會流動的看板，今天看跟明天看內容進度是不一樣的，其中關鍵在於盡量將工作事項切細，細到可以看到流動為原則，例如將目標拆解到半天以下，甚至 2、3 個小時為單位都沒關係。

透明的看板代表團隊能看到某個項目是誰在做、什麼時候開始做、什麼時候結束？透明的看板就像溪水，可以看到底下有多少魚在游，同仁間知道負責人及進度，也更方便補位及協作。

有時候老闆難免會有插件，可是團隊已經有排好的優先順位時該怎麼辦？除了評估插件是否有打亂順位的價值外，可以在看板上建立一個「快速通道」，在快速通道的東西就是插件，大家看到看板就能知道數量有多少。

林裕丞觀察，80% 的東西是團隊日常規劃好的，20% 或更少的插件數量則是可以允許的。雖然敏捷歡迎變動，但在一個迭代中最好還是盡量把插件數量降低，在下一次迭代再重新排序，才能讓團隊的節奏維持。

畢竟每個人的專注力都是有限的，團隊專注力也是有限的，如果進行中的工作事項有 30、40 件，團隊其實就不知道要怎麼樣去處理。大家都知道平行處理一件事情，就是所謂多工，其實對工作效率是大打折扣的。

所以看板上通常會有「WIP」（work in progress）限制，就是進行中的工作事項最好限制在 3 到 5 樣以內，滿了就不要再拿工作，先專心把進行中的工作完成，才知道下一步要往哪走。

前往鈦坦科技【敏捷工具技】專頁，瞭解更多實用工具！

許多企業導入敏捷管理的失敗率很高，林裕丞觀察原因往往出在「拜敏捷而不是跑敏捷」。換言之，主事者並沒有把敏捷最核心的拆解目標、小步快跑、動態修正的精神落實在團隊目標管理上；另一個關鍵是，企業並沒有建立開放溝通、人人參與的平等文化，導入敏捷管理註定失敗。

林裕丞殷切提醒，「敏捷管理不是懂工具應用而已，管理的心態、團隊文化才是最後能否成功的要件！」

將卡住的項目放進冰箱：如果有項目在看板上卡住 2、3 天，團隊也不確定如何進行，可以將它從待辦事項移除放入「冰箱」，讓其他項目先流動。
以「認可決」落實全員參與制：敏捷團隊中沒有主管的角色，進行決策時，需要全員同意的共識決經常會拖慢速度，採用「反對者舉手」且須提出替代方案的認可決，更能達成高效運作。
站立會議不超過 15 分鐘：每天針對看板開啟站立會議，確認團隊成員昨天完成的、以及今天待辦的項目，以及遇到哪些問題需要支援，以達成團隊協作目的。站立會議不宜過長，以 10 至 15 分鐘為限。