如何打造高績效團隊？專家：開好這四種敏捷會議【Cheers 快樂工作人專訪】

May 20, 2022

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在傳統企業中，迭代週期通常是以季度、年度為單位，但敏捷強調快速試錯，將迭代週期變快，以便在短時間內根據市場反饋做出調整。而特斯拉每 45 分鐘就能完成一次沖壓及鑄造變更；電子設備則是 3 到 4 個小時完成一個週期，可以說特斯拉無時無刻都在針對車輛製造的不同流程蒐集反饋，作出及時更新改進。

然而，每個迭代該如何拆解工作、分配任務並有效的驗收精進，都有賴於會議中進行決策推動，究竟跑敏捷時有哪些會議要開？該怎麼開？新加坡商鈦坦科技戰略顧問林裕丞在「天下學習」的網站上給出幾項開好會議的關鍵方法，以下是他針對敏捷中最常見的 Scrum會議的說明與提醒。

短衝規劃會議：釐清需求、拆解分工

假設迭代週期是一個星期，通常星期一上午就會進行短衝規劃會議，PO（Product Owner，產品負責人）要跟開發團隊一起討論這禮拜要完成的商業目標，通常會分成兩個階段：

第一階段是釐清需求，PO 要在會議中告訴團隊這次迭代的需求是什麼？很多人會問這個需求要寫得多詳細，其實多詳細不是重點，關鍵在於使用者故事，PO 想要達到什麼目標，要變成一個故事呈現出來。譬如身為消費者，我希望購買到什麼樣的產品，那團隊要如何提供這樣的產品？PO 要跟團隊一起討論出一個方向。

第二階段就要進行工作分配，為了達成這些目標，團隊從設計、開發到上線可能有哪些事情要做？並將工作事項分配拆解為一個個工作單，工作單就會變成看板上的工作事項，讓團隊能管控每天的工作流程。

每日站立會議 3 重點：已完成、待完成、當前困難

工作事項出來後，星期二到五早上會有站立會議討論三個重點：我昨天完成了哪些事、我今天打算做哪些事，以及最重要的，我現在遇到什麼問題，我需要什麼樣的協助，有沒有人知道怎麼樣去解決？讓彼此間知道工作進度，也能互相協助解決困難。

如果是運作比較成熟的團隊，PO 跟 ScrumMaster 可以不用參加站立會議，交給成員自主運行就好。很多人會覺得這個會議有點無聊、沒有效率，或是不知道在幹嘛，那可能是這個團隊不需要、或是沒辦法互相協作。

比如說同事是前端工程師，專門前端的 UI 或畫面設計，但我是後段工程師，負責系統面、資料庫，我們的工作相差太遠了，就算他需要幫忙，我也幫不到他，這樣開站立會議就沒有用，必須人與人能互相支援才有效果。

產品檢視會議：檢視本周完成事項、驗收成果

當團隊順利跑到星期五，在下午會安排兩場會議，第一場就是產品檢視會議，會請產品負責人確認本週成果是否符合需求，如果不是的話，需要作出那些調整？是的話又該如何延續？

產品檢視會議可以邀請到其他的利益關係人、甚至使用者一起來參加，因為重點是要真的去使用產品，感受成品跑起來的感覺如何、有沒有符合 PO 的預期，團隊才知道如何繼續往下推進。

自省會議：抒發工作感想，調整工作士氣

最後星期五下班前會有一場自省會議，也可以叫做反思會議，團隊成員聚在一起想想這星期發生了哪些事情，大家是開心的、不開心的、生氣的，還是有什麼樣的驚喜？對於結果又是否滿意？

自省會議可以從工作環境聊起，比如這個椅子坐起來不舒服，或是座位怎麼安排更合適，一個舒服、高效的環境其實跟工作切身相關。此外，在 Scrum 裡面，我們都希望能一起訂出工作協議，也就是團隊的合作方法及規範。工作協議就跟法律一樣，訂定後也要依照現實情況作調整，在自省會議中就可以依照現狀及需求調整工作協議，讓團隊運作更順暢。

而既然是自省會議，我會建議主管盡量不要參加，以免變成壓力很大的「檢討會議」。自省會議應該是由團隊自發提出的，並經由這場會議建立信任、磨合彼此的工作方式，進而提升工作效能，這才是自省會議的目的。

要注意的是，任何會議的最終目的都是為了團隊離目標更靠近，不是讓會議成為拖累團隊進度的絆腳石。林裕丞指出，跑敏捷時任何活動都會有 Time box（時間盒）的概念，因此他建議規劃會議不要超過 2 小時，站立會議不超過 15 分鐘，產品檢視會議及自省會議則以 1 小時為限。

林裕丞最後強調：「重點是要讓會議有效，而不是時間到就結束。我們不要求多，任何事情只要有進步一點點就夠了，這也是敏捷的精神所在。」