從組織文化、對話模式落實敏捷上線【朝邦文教基金會專訪】

Taiwan Sharings

原文出處:2020 年 6 月 朝邦對話新訊息夏季刊電子報

採訪/整理:朝邦文教基金會

「敏捷開發」建立坦率又靈活的工作環境

「在家工作放大許多雜訊!」新加坡商《鈦坦科技》總經理李境展表示,《鈦坦科技》是一間總部位於新加坡的軟體開發公司,對於跨國線上會議其實早已不陌生,公司採用敏捷開發(Agile Software Development),同時將敏捷思維(Agile Mindset)注入公司組織文化,能夠快速、靈活地應對客戶和市場需求變化。

然而,一家跨國軟體開發公司受到疫情衝擊,面臨的問題層面甚廣,有的部門減班、有的部門加班,有的地區居家工作、而有的地區則是彈性選擇上班方式,他們如何敏捷應變各種變化?如何建立有效果的線上會議模式? 資訊透明是鈦坦科技長期致力的企業組織文化,開會時不會以長官的言論馬首是瞻,也從來不崇尚「官大學問大」的教條,鼓勵員工表達想法,甚至挑戰權威都可以;同時在企業內部推行多年,資深同仁刻意不優先發言,以免造成議題錨定效應 (Anchor Effect),阻礙同仁表達多元意見的機會。

「O-R-I-D焦點討論法」意見清楚表達‧對話有效流動

怕發表意見可能面臨秋後算帳嗎?其實,針對意見內容本身不會有此顧慮,但如果表達意見的過程不遵照「O-R-I-D焦點討論法」,可能就會被同事「電」爆。特別是在會議中,依循「O-R-I-D焦點討論法」的表達意見模式,讓彼此對話有效流動。

當開會時只要說:「請講O」,大家都有默契地知道O的意思是Objective,要先了解外在客觀事實,該事先收集的一手或二手資料得提早準備完成。

「R」代表是Reflective,喚起內心的情緒與感受,尤其是軟體開發產業,同仁之間意見豐富時,發生衝突的可能性相對提高,探尋內在感受而不離開討論主題更顯得相當重要。

緊接著「I」代表Interpretive,詮釋意義、價值、經驗。對不同的人而言,重要的意義與學習到的課題就會不同,但對於企業來說,這些更可能是下一個核心競爭力的開端。

也因為有了不同的詮釋與Open-mind討論,大家才能找出「D」-Decisional,找出決定與行動,探尋接下來的行動或是計劃將會是什麼。 這樣簡單又實用的提問架構,已成為每一位《鈦坦科技》同仁的共同語言,不因實體會議或是線上會議而有所不同。

善用「SNT語言」 提升線上會議效率

線上會議有許多有趣的現象,像是約定好時間大家都很準時上線,就算手邊正 好跟其他人利用文字討論中,也比較容易告知對方有線上會議需準時開會;在會議過程中,善用《鈦坦科技》自己發展出來的「SNT語言」,要精準(Specific)、要量化(Number)還要訂定時間(Time),這套說話標準不只用在員工,連主管下達指示也都要遵照SNT原則,不然只會被當作閒聊,是不會被排程處理的。

表達精準之外,李總經理還觀察到線上會議還有一特點,當三人以上同時說話就等於沒說,「大家都別想聽得清楚了!」因此會議主持人角色就變得非常重要,他有掌握分組討論、靜音與准許參與者進入會議室的權力,更在會議前要先提供與會者會議議程,並要求相關參與者事先準備好會議所需資料。

會議一開始時先確認上次會議所協議的進度,讓彼此獲得一致的訊息,會議結束後,行動負責人要用SNT的語言寫下會議記錄與行動項目及其目標,這才是完整有效率的線上會議。

「超前部署」的思維 ‧「開誠布公」的態度

但敏捷應變突如其來的疫情,公司有許多重大決定必須透過線上會議佈達,也有許多團隊須透過線上會議,討論手上正在進行的軟體發開專案,面對各種不同需求的會議,以及員工家中各種不同的狀況,《鈦坦科技》採用「超前部署 」及「開誠布公」兩大策略。 首先,只要對員工居家工作有幫助的設備,都可以跟公司申請將它們搬回家 ,公司也添購許多線上會議軟體的企業帳號,以因應未來公司各團隊的大小會議。

另外,針對剛報到的新人擔心可能對於公司文化不熟悉,會有文化衝擊的問題,因此暫停招募新人,並一個月訂定兩次公司大會,一個針對台灣地區,另一個針對國際各區域,尤其是對新加坡總部,由於兩地區的疫情與國家政策不太相同,因此分別召開之外,也同時同步讓所有員工了解目前狀況,並即時解答員工各種問題,包含是否減少端午節年節獎金、部分團隊無薪假問題、部分員工選擇此時離開公司等,即使在其他公司認為極為敏感的議題,《鈦坦科技》都選擇資訊透明公開,並勞資平等對話,共同協議對公司與個人最好的選擇。

公司內部還做意見調查,在滿分5分的情況下,針對公司即時溝通與回應員工各種問題,以及做決策時資訊公開透明,員工分別給公司4.48與4.38的高分(滿分為5分)。

線上互動有溫度 上線交流更緊密

居家遠端工作的同仁依然可以透過線上互動交流,無縫接軌掌握全新的資訊與學習。產品開發部門主管江致平指出:「清楚的視覺傳達變得更加重要!」在協同創作前讓大家先寫下意見,讓意見激盪出更多想法,尤其在打字溝通的時候,同仁會有更多的時間檢查自己程式不完整的部分,許多細節是坐在電腦前更能看見端倪。甚至因孩子或寵物的意外入鏡,讓同仁日常生活的更多小細節被互相看見,反而增加了彼此的熟悉感,甚至讓團隊間的關係變得更加緊密。

善用科技的公司,也可以很有溫度,公關經理林依瑩分享同仁在家上班的有趣經驗,大家為了營造一起上班的感覺,使用「Discord軟體」,感受彼此一起工作的氣氛,除了聽覺在一起之外,還可以,相約在同一個時間點,一起視訊吃一樣的點心喝一樣的飲料,讓味覺也能透過網路視訊互相串連,在非常時期充分展現向心力,讓居家工作時也能維持既有的工作節奏。

保持「正念」以應對疫情的變數

李總經理表示,「在家工作放大許多雜訊,平常工作習慣不好的會更不好,平常開會就是不及格的,線上開會也不會太順暢!」面對面的會議還是屬於高品質的對話模式。《鈦坦科技》雖然是科技公司,但遊戲產品最講求人性,開會時,常使用紙與筆,訴求「Low tech High touch 低科技高感觸」,雖然這是一間科技軟體開發公司,但還是喜歡用低科技、高人性的溝通工具,因此辦公室牆上的各團隊工作看板上,常常都是貼滿了用筆寫的便條紙和索引卡,列出各項功能需求和開發進度,就算紙不見了也沒有關係,「代表這件事一點都不重要,因為重要的訊息都會有人關照著」。

疫情衝擊許多企業常規,不同行業未來還會有許多不同的變數,永遠會有更多新事物衝擊著企業與個人,李總經理建議,面對未來變數,與其煩惱未來災難發生該怎麼辦,不如帶著正念,執行當下該做的事情,煩惱太多也沒有用。在任務導向的物聯網時代,已經不分實體與線上,也不分公司與家中,也不分平日與六日,認真看到自己應該去做什麼事,才是這時代該做的事情。

而《鈦坦科技》在推動組織平等對話的文化上,就是認為最該做的事情,這讓無論是在家工作,或線上會議,都能達到高度成效。

*新加坡商鈦坦科技為「2019 對話影響力」銅牌獎得主


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