敏捷團隊 WFH 用 JIRA 將將好!疫情下最佳的敏捷載體詳細介紹【專案經理雜誌專訪】

Taiwan Sharings

原文出處:【專案經理雜誌8月號(1)】、【專案經理雜誌8月號(2)

疫情在台灣短時間爆發,在家上班成為許多科技人必經之路,也延伸出企業如何遠端協作的課題。鈦坦科技代理的線上敏捷開發管理工作 Jira,配套 Jira Software、Jira Service Management,專注於不同任務,給予推行敏捷的企業更加簡單、踏實,強大的功能可有效降低時間與成本。

選對兵器,不打沒準備的仗

2021 年 5 月初,台灣疫情逐漸升溫,鈦坦當機立斷啟動全員遠距辦公的動員令。「疫情是身為地球上的每個人都不願意看到的」,李境展提起這波疫情心有餘悸,身為企業主的他,除了捍衛員工的健康外,也同時要保障客戶所交辦的工作。幾經思索後,能讓員工安心在家防疫,又能達成任務的方式,必須是一套全方位的線上系統,而且是必須符合鈦坦敏捷作業模式的系統。 回想起當時的決定,李境展心中早有一幅藍圖。

「幾經測試下,發現 Jira 的功能最滿足鈦坦的需求,除了基礎敏捷需要資源管理之外,背後還有強大的組織流程與事件管理,甚者還能提供監控、追蹤等一條龍服務。」李境展指出。

Jira 帶來的驚喜,讓鈦坦人眼睛為之一亮,了解該軟體母公司 Atlassian 的規定後,便積極取得相關服務認證,鈦坦正式成為 Jira 代理商之一,希望在敏捷路上協助其他有需要的企業夥伴們。

Jira 的內涵即是專案管理,針對企業的需求由淺而深的配套,而且瀑布式專案管理和敏捷專案管理都適用。配套有 Jira Software、Jira Service Management(JSM)」鈦坦資深 DevOps 工程師 Jacky 一語說出關鍵,在家上班免不了要線上開會,以往開完會,做好會議紀錄寄給利害關係人即可,若要更深入地變成知識庫,採用 Confluence 企業知識維基協作平台可以輕鬆達成。但若要使團隊資訊分享就得倚賴更多工具,「Jira Software 是很好的一例,將所有會議內容集中在平台上,有架構關係、路線圖、產品的待辦清單,舉凡 Scrum 中的 Backlog、Sprint、User story、Epic、Story points 等,都能逐一規劃、追蹤,且絲毫不遺漏。」

透過電腦螢幕,在家都能看到每一項工作被拆解之後,由哪一位同仁負責哪個區塊,當前做到哪個進度,預期何時會完成,「通過工作流程的管理,Jira 將之視覺化的做出最即時的呈現。」Jacky 如此說。

你是否和鈦坦一樣碰到以下的困難?
1. 軟體開發:無論是否採用敏捷軟體開發,早已習慣面對面溝通,在疫情影響下,不得不採用遠端工作,顛覆過去習慣的工作模式,團隊夥伴間確認開發任務時感覺卡卡的 ?

2. 事件管理:軟體線上運作發生事件時,需要記錄、追蹤與後續檢討。但原有的事件管理系統與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接不易,且對於流程、欄位與服務級別協定(Service Level Agreement,簡稱SLA)的客製調整彈性不足,提高了應變的時間成本。

3. 流程管理:公司內部行政表單及文件資料,雖已數位化,但執行與簽核仍多數以紙本來管理,像是簽核時需要一關一關到處找人、需人工檢查資料完整性與基本正確性,隨著表單數量日益增多,對應的時間成本與出錯風險也跟著增加。

有效運用 Jira 功能 專注於更有價值的任務

Jira 目前有三套軟體。Jira Work Management(JWM)是基礎版,為商業、財務、行銷、HR 招募及法務……等方面的專案管理與工作進度追蹤而設計;Jira Software(JSW)是專為敏捷軟體開發專案管理所推出的加強版本,加入了敏捷迭代、程式碼追蹤、軟體版本發布管理……等強化功能;Jira Service Management(JSM)為多種需營運的「服務」提供申請表單、客訴問題回報、變更與事件管理所推出的加強版本,加入了 SLA(Service Level Agreement)追蹤,以及供顧客與員工線上問題回報與表單申請頁面(Self-service portal)。JSW 與 JSM 皆包含了基礎版 Jira:JWM 的所有功能;三個版本的 Jira 皆提供客製化功能並內建無程式碼(No-code)自動化與大量第三方系統工具整合介面,能大幅提升跨平台流程的整合以省下時間,協助企業專注於更有價值的任務。以下為大家詳細介紹其功能,以及如何實際使用 :

1. 選擇專案模板

Jira 提供許多種專案模板讓使用者選擇,除了針對軟體開發所需要的 Scrum、看板介面之外,也能將模板設定成和企業商業活動、人力資源所結合的模板,如此一來就能讓一家公司的各部門使用,並達到資源整合的效果。

2. Scrum board 與 Kanban(看板)

在 Scrum 團隊成員彼此互相理解工作的情況下,這是透明化的呈現。而在企業中的透明化則包含流程和制度的透明化,讓大家工作起來更順暢,透過 Jira 的功能可以達到這些效果:

.促進溝通與透明度:透過每個工作項目訊息的統一呈現,提供「單一事實來源」(Single source of truth),幫助團隊更有效地溝通。
.最佳化工作流程:直觀地呈現了各階段的所有工作項目,且可方便地進行客製化。
.呈現 WIP(當下進行中工作)的數量,凸顯團隊工作是否出現瓶頸。

3. RoadMap(路線圖)

4. 敏捷報表

5. 將你平常使用的版本控制、建置與部署工具與 Jira 整合,可在 Jira 即時呈現完整狀況 :

.將你的 Jira 工作項目與程式碼的 Commit、分支名稱或合併請求相關聯。 .在 Jira 顯示或建立程式碼分支、合併請求。
.橫跨所有工具,從程式碼源頭到正式環境最末端流程的狀態,以視覺化呈現。

6. 便利的自動化、豐富的 API 及大量可整合、觸發第三方工具,例如:Gitlab、Slack、Twilio、 Jenkins

.Jira 提供多個自動化規則模版,能以圖形化介面設定,當工作項目符合條件時觸發規則,自動執行預先設定的行為。例如自動為工作項目命名或設定其中欄位等。
.Jira 提供豐富的 API,便於使用程式進行大量或重複性操作。


上述的基礎功能介紹完之後,接下來要來示範如何以 Jira Software 實踐 Scrum。

Step.1 建立一個 Scurm 專案

Step.2 設定 Roadmap 與 Epic

在裡面加入 User Story(使用者故事)或 Task(任務),同時在 Product Backlog 顯示被加上的 User story 和 Task,並依價值高低做排序。

Step.3 建立第一個 Sprint(衝刺),在Jira上 會出現 Sprint backlog(衝刺待辦清單)

Step.4 召開 Sprint planning 會議

a. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(產品負責人)

b. PO 為這個 Sprint 宣布訂定 Sprint goal(衝刺目標)
c. 團隊根據過去表現,預測這個 Sprint 可以完成的工作項目數量,並從 Product backlog 中放進這個 Sprint 的 Sprint backlog

d. 一起為 User story 建立技術子工作項目,並依價值高低做排序

e. 一起估算各工作項目的 Story points(故事點),釐清彼此的預期

f. 開發人員依價值高低為優先,認領各個初始工作項目,但工作不一口氣全部認領完,而是在開發過程中,開發人員實際做完上一個,再認領下一個

Step.5 在 Jira 中設定這個 Sprint 的持續時間以及開始和結束日期,開始這個 Sprint

Step.6 舉行 Daily Scrum

a. 打開 Jira 的 Scrum board,以便每位成員可以看到他們進行的項目
b. 參與者:開發人員
c. 時間:不超過15分鐘
d. 目的:檢視目前 Sprint goal 的進度,並根據需要調適 Sprint backlog,以調整即將到來的計畫工作
e. 內容:我昨天做了什麼來達成 Sprint goal?我今天要做什麼達成 Sprint goal?我遇到什麼阻礙我完成 Sprint goal?

Step.7 檢視 Jira 的 Burndown chart(燃盡圖),它顯示在這個 Sprint 中實際與預估被逐漸完成的工作量,且即時更新

Step.8 召開 Sprint review 會議

a. 打開 Jira 的 Scrum board,以便每位成員可以看到他們進行的項目
b. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(產品負責人)
c. 時間:通常在這個 Sprint 的最後一天
d. 目的:確認是否完成這個 Sprint 的目標,並調整 Product backlog

Step.9 舉行 Sprint Retrospective(Sprint自省會議)

a. 可用 Miro 或 Confluence 軟體輔助
b. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(選擇性參加)
c. 時間:Sprint 結束時
d. 目的:回顧這個 Sprint 的過程,以改善流程、工具和團隊互動等方面問題。得出的改進項目通常會加到下一個 Sprint 的 Backlog

Step.10 在 Jira 中把這個 Sprint 設定為 Complete sprint(完成)

Step.11 當第一個 Sprint 結束後,就從第二步驟開始重複往下執行,開始第二個 Sprint……以此類推

看完上述介紹以及教學後,學會如何用 Jira 建立一個 Scrum 專案了嗎?為什麼推薦你用 Jira 來跑敏捷呢?以下三個原因:

1. 協助企業敏捷實踐最佳化 ‧專為敏捷實踐打造的各項功能,例如:Sprint、Backlog、Story points……等。 ‧透過代理商鈦坦科技的實務經驗,後續可協助企業快速上手軟體投入應用。

2. 規劃、追蹤各待辦事項與軟體版本發布,並與產品發展價值緊密連結 ‧建立User story及Task,規劃Sprint並跨團隊協作。
‧ 多種報表全面掌握狀況,以便以整體為考量地排定與討論優先順序。
‧ 確保軟體版本資訊為最新狀態,能以高度信心進行發布。

3. 自動化與第三方工具整合提高工作效率 ‧內建許多現成的自動化規則模版,並能以圖形化介面進行輕鬆編輯。
‧ 可將你的第三方工具無縫連接至 Jira,結合成大規模自動化,讓團隊專注於更有價值的任務。

懂監控、能簽核,在家辦公無憂慮

經常有企業會質疑線上表單版面問題,或者資料的完整、正確性,又或者文件簽核問題……在 Jira Service Management 後端奧援下,一些企業原本擔心的表單問題都能迎刃而解。Jacky 舉鈦坦內部實例解釋,內部簽核一直是讓組織感到麻煩和頭痛的,尤其是遇到緊急事件時,還是得一層一層的會簽才能完善處理。

JSM 是一個服務管理系統,能達成管理目的又不用複雜的設定程序。JSM 不僅能按照問題分類轉送給負責的處理單位,保障服務申請流程的安全隱私,且透過線上縮短過去在實體辦公室人工往返的時間,相當有效率。

言下之意是不是擁有 Jira 就能做好敏捷,Jacky 對此表示,工欲善其事是必然,但是好的軟體僅是加分、輔助的開始。Jira 可讓文件線上化、數位化,但如果把它想成像是一般公務系統般美輪美奐,則又是另一層客製化的服務了,「這時得取決於企業在意 Jira 的哪一段功能性,如果在意的是簽核,後續需要什麼配套則需再研究、著墨了。」

連結事件管理,整合時下相關平台

除此之外,Jira Service Management 還賦予出色的事件管理功能。科技業常用的服務監控警報平台如:PagerDuty、Opsgenie,都能整合其中。又可與公務用平台中的 Slack、Microsoft Teams、Trello、email 整合,並可客製 WebRequest 發送。

「一個好的軟體應可與很多相關平台整合,Jira 這點做的很友善。」Jacky 肯定地說,畢竟不是每個與鈦坦接觸的顧客都有這套軟體,但必須做到兩方共通文件的相容才算便捷。

在疫情衝擊之下,我們不得不打破舊有方式,並學習新的工作模式,遠距工作已成為生活中的新常態,但也因為疫情,企業藉由導入新的科技工具,將各地工作的夥伴們彼此重新連結,持續維持公司運轉的效能。透過這次機會將企業的管理、行銷、業務、客戶服務、人資、IT 等各部門之間的流程、文件電子化,讓不同單位之間可以更有效率地相互合作,如此一來也將危機變成了轉機。

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